Karzasol Oy:n tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 

Rekisterinpitäjä

Karzasol Oy 

Yritystunnus: 215 8178-0 

Osoite: Nisulankatu 78, 40720 Jyväskylä 

Sähköposti: info(at)karzasol.fi 

Yhteyshenkilö

Marko Niemi 

Sähköposti: marko.niemi(at)karzasol.fi 

Puhelin: 040-5472588 

Rekisterin nimi

Yhteistyö-, asiakas-, markkinointirekisteri. 

Rekisterin käyttötarkoitus

 Käsittelemme rekisterissä yhteistyö kumppaneidemme, asiakkaidemme, näiden edustajien henkilötietoja. Rekisterissä käsittelemme myös markkinoinnista ja asiakashankinnannasta syntyneitä henkilötietoja. 

Tietoja käytetään eri muotoisten yhteistyömuotojen ja asiakassuhteiden hoitoon, viestintään, markkinointiin ja verkkopalvelujemme parantamiseen sekä yhtiön oikeuksien, että velvollisuuksien hoitamiseen. 

Tietoja käytetään myös yhtiön toiminnan kehittämiseen, suunnitteluun, analysointiin, tilastointiin sekä palveluiden ja tuotteiden tuottamiseen, tarjoamiseen, seurantaan ja valvontaan. Karzasol Oy voi käyttää tietoja markkinointiin, markkinatutkimuksiin ja markkinointikilpailujen järjestämiseen, sekä suostumuksen perusteella lähettää rekisteröidyille henkilöille suoramarkkinointia tietosuojalain mukaisesti. 

Rekisteriin tallennetaan myös yhtiön resurssointi/rekrytointi-, opinnäyte- ja työharjoitteluprosessiin liittyviä olennaisia henkilö-, koulutus-, kokemus ja osaamistietoja niiltä osin kuin se on perusteltua prosessin hoitamisen kannalta. 

Rekisteröitävät tiedot ja sisältö

Rekisterissä käsitellään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

  • Nimi-, osoite-, sähköposti-, toimenkuva ja muut yhteystiedot 
  • Yrityksen nimi ja tunnistenumero sekä toimiala 
  • Asiakkuuteen ja/tai yhteistyöhön liittyvät tiedot 
  • Lupa- ja kieltotiedot 
  • Käyttäjän ilmoittamat asiakassuhteen hoitoon ja/tai markkinointiin liittyvät tiedot 
  • Tapahtuma-, paikka- ja analyysitiedot 
  • Asiakkuuden ja yhteistyön hoitamiseen sekä yhteydenpitoon liittyvät tiedot 
  • muut asiakkaan antamat oleelliset tiedot

Sivustomme evästeiden avulla voimme kerätä vierailijoistamme mitattavia tietoja, joita hyödynnetään mm. liiketoiminnan sekä markkinoinnin että myynninedistämisen kehityksessä. Verkkovierailuun liittyvät kiinnostuksen kohteen ja käyttäytyminen sivustoilla ja -palveluissa sekä rekisteröidyn evästeistä saadut tiedot, kuten: 

  • IP-osoite
  • Käyttöjärjestelmä
  • päätelaite
  • käytetty selain
  • sivustossa käytetty aika ja selaustieto sekä kohteet
  • Linkitystieto

Markkinointiin, myynninedistämiseen sekä kampanjoihin ja tapahtumiin liittyvät tiedot. 

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietojen kerääminen voi perustua asiakas- ja yhteistyö suhteeseen tai muuhun yhteyteen yhtiön toimintaan liittyen. Näitä tietoja keräämme asiakas-/yhteistyön valmistelussa, sen yhteydessä ja näiden aikana. Tietoja voidaan saada myös muulta taholta yhteistyöhön, asiakkuuteen tai sopimukseen liittyvän sopimuksen tai toimeksiannon perusteella. 

Evästeillä kerätään tietoa yhtiön verkkosivujen käytöstä. Henkilötietoja voidaan myös ostaa tai hankkia tapahtumakohtaiseen käyttöön myös ulkopuolisista rekistereistä. Henkilötietoja voidaan myös kerätä ja päivittää väestörekisteristä tai julkisista lähteistä (mm. sosiaalinen media). 

Henkilörekisteriin merkittäviä tietoja voidaan säännönmukaisesti hankkia myös: 

  • Asiakkaalta itseltään asiayhteyden mukaisesti 
  • Tapahtumista, kyselyistä ja mielipidemittauksista 
  • Kampanjoiden, palautteiden ja uutiskirjetilauksien yhteydessä 
  • Palvelun käytön tai lopettamisen yhteydessä 

Tietojen käsittely, luovutus tai siirto

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin ilman henkilön suostumista. 

Rekisterin tietojenkäsittelyyn on käyttöoikeudet vain niillä Karzasol Oy:n henkilöstön jäsenillä joiden työtehtävien suorittaminen sitä edellyttää ja heillä on näistä salassapito-/vaitiolovelvollisuus. 

Rekisterin käyttötarkoituksen mukaisien tehtävien hoitoon tietoja voidaan sopimuksen mukaisesti luovuttaa yhteistyö kumppaneille tai alihankkijoille (Rekisterin käsittelijä). Näissä tapauksissa Karzasol Oy: velvoittaa kumppanin tai alihankkijan (tai heidän edustajan) allekirjoittamaan näitä henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevan sopimuksen. 

Muussa tapauksessa tietoja ei luovuteta, muuten kuin lain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa tai viranomaisten vaatimusten mukaisesti. 

Alihankkijoille tai kumppaneille voidaan sallia pääsy henkilötietoihisi EU-/ETA-alueen ulkopuolelta, mikäli se on palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii asian- ja lainmukaisesta toteuttamisesta henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti. 

Henkilötietoja ei siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli kuitenkin tällaiseen henkilötietojen siirtoon on toiminnan ja palvelun kannalta vahvat perusteet, varmistamme että: 

  • Olet antanut nimenomaisen suostumuksesi henkilötietojesi siirtämiselle 
  • Euroopan komissio on vahvistanut, että kyseisessä maassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso 
  • Varmistamme asianmukaiset suojatoimet henkilötietojesi siirtämiseksi, käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita 
  • Henkilötietojesi siirtämiselle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle on olemassa lainmukainen peruste, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymä Privacy Shield -käytäntö.

Rekisterin suojaus

Sähköisessä muodossa tallennetut tiedot säilytetään (henkilökohtaisissa) koneissa ja tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi, joihin on pääsy vain Karzasol Oy:n valtuuttamilla henkilöillä. Suojauksen keinoja ovat mm. Lukot ovissa, salasanat laitteissa ja palveluissa, pin koodit tai sormenjälkitunnistukset puhelimissa ja kannettavissa, salasanojen säännöllinen vaihtaminen. 

Fyysisessä tai paperisessa muodossa oleva aineisto säilytetään Karzasol Oy:n henkilöstön toimitiloissa, lukituissa paikoissa ja tiloissa. 

Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitämme asiaankuuluvalla tavalla ja prosessilla. 

Säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kun se on tarpeen asiakas- tai yhteistyösuhteen hoidon kannalta oleellista. Lain velvoitteista johtuen, tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pitempään. 

Tiedot poistetaan pyydettäessä tai yhteistyö-/asiakassuhteen selkeästi loppuessa. 

Tietojen tarkastusoikeus ja korjaaminen

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterin virheellisen tiedon korjaamista. Tietojen korjauspyynnössä on esitettävä korjattava virhe ja ilmoitettava uudet tiedot. 

Tarkistus- tai korjauspyynnössä rekisteröidyn tulee olla yhteydessä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön sähköpostitse. Yhden (1) tarkastuspyynnön käsittely vuodessa on rekisteröidylle maksutonta. 

Mikäli henkilö tai sähköpostiosoite ei ole tunnistettavissa, on Karsasol Oy:llä oikeus pyytää henkilöä todentamaan henkilöllisyytensä ennen tietojen luovuttamista tai korjaamista. 

Tarkistus ja korjaus pyynnöstä voidaan kieltäytyä, mikäli siihen on edellytykset ja perusteet (Henkilötietolaki §27, §29). 

Karzasol Oy: vastaa pyyntöön 22 työpäivän sisällä vastaanotetusta pyynnöstä, ellei yhtiöllä ole erityistä syytä pidempään vastausaikaan. 

Muut rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus: 

  • saada tieto henkilötietojen käsittelystä 
  • tarkastaa itseä koskevat henkilötiedot 
  • vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai tietojen täydentämistä 
  • saada toimittamat henkilötiedot sähköisessä muodossa 
  • peruuttaa annettu suostumus 
  • vaatia henkilötietojen poistamista 
  • pyytää siirtämään henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle 
  • vaatia henkilötietojen käsittelyn tai käytön rajoittamista (esim. suoramarkkinointi) 

Karzasol Oy rekisterin käsittelijänä

Mikäli Karzasol Oy (toimittaja), yhteistyön tai alihankinnan toimeksiannon johdosta, käyttää tilaajan (rekisterinpitäjä) ylläpitämiä rekisteritietoja, vastaa toimittaja (rekisterin käsittelijä) näiden käytöstä kuin omistaan. Myös toimeksiannon luonteesta ja tehtävästä johtuen voi olla tilanteita joissa toimittaja ”altistuu” (näkee ilman että tarvetta käyttää) rekisterinpitäjän henkilörekisteriin, on Karzasol Oy:n henkilökunta näistä vaitiolovelvollinen ja sitoutuu olla välittämättä kolmansille osapuolille, kopiomatta ja olla käyttämättä näitä omassa liiketoiminnassaan. Poissulkien ne henkilötiedot jotka ovat jo aiemmin olleet Karzasol Oy:n omassa henkilörekisterissään. 

Yhteistyö tai alihankinta projektin päättyessä Karzasol Oy sitoutuu, yhteistyö tai alihankinta projekti sopimuksen mukaisesti, poistamaan kaikki toimeksiantoon liittyvät tilaajan toimittamat henkilörekisterit toimittajan omista arkistoistaan, jotka ovat olleet käytössä toimeksiannossa (Ellei toisin sovita). 

Tietosuojaselosteen päivittäminen

Kehittämme jatkuvasti toimintatapojamme ja palvelujamme, jonka johdosta pidätämme oikeuden päivittää tätä dokumenttia. 

Tieosujaselosteen versio ja päiväys

Versio 1.10 

Jyväskylässä, 21.5.2018 

Karzasol Oy